Заказ-наряд в автосервисе фиксирует, какую машину приняли, какие работы и по какой цене выполнят, какие запчасти используются и чьи они. Работы и запчасти указываются отдельно: работы относятся к услугам по ремонту, а продажа запчастей сервиса считается торговлей и не входит в патент на ремонт. Запчасти клиента не являются доходом сервиса, но их приём фиксируется актом.
Автосервис живёт на доверии клиента, но споры здесь случаются постоянно. Машину сдали с целым бампером, а забрали с царапиной. Клиент уверен, что ему поменяли масло, а не масляный фильтр. Запчасть, привезённая клиентом, не подошла. Почти все эти споры решаются одним документом, если он оформлен правильно: заказ-нарядом.
Что должно быть в заказ-наряде
Минимальный набор, который мы рекомендуем:
- данные клиента и автомобиля: марка, модель, госномер, VIN, пробег;
- описание неисправности со слов клиента;
- перечень работ с ценой каждой;
- перечень запчастей и материалов с указанием, чьи они: сервиса или клиента;
- ориентировочный срок и стоимость;
- отметка о состоянии машины при приёме: повреждения, комплектность, что лежит в салоне и багажнике;
- подпись клиента.
После ремонта оформляется акт выполненных работ, лучше на основе того же заказ-наряда. Если работ стало больше, чем согласовано, дополнительные работы нужно согласовать с клиентом до выполнения: письменно, в мессенджере или звонком с записью в заказ-наряде.
Работы отдельно, запчасти отдельно
Это важно и для налогов. Патент на ремонт и техобслуживание автомобилей покрывает только услуги. Если сервис сам закупает запчасти и продаёт их клиенту отдельной строкой, налоговая видит в этом розничную торговлю. На неё нужен отдельный патент на розницу или УСН.
Если работы и запчасти указаны одной суммой «ремонт подвески 28 000 ₽», налоговая может посчитать, что часть этой суммы продажа товара, и пересчитать налог. Поэтому разделение в документах защищает и сервис, и клиента.
Запчасти клиента
Клиент привёз свои колодки или масло. Это не доход сервиса и не его товар. Но приём нужно зафиксировать: в заказ-наряде отметка «материал заказчика», наименование и количество. Если деталь не подошла или оказалась бракованной, сервис отвечает только за работу.
Старые запчасти, снятые с машины, по закону о защите прав потребителей принадлежат клиенту. Их нужно предложить отдать или зафиксировать отказ клиента в заказ-наряде.
Предоплата и касса
Предоплата за запчасти под заказ пробивается чеком в день получения. При выдаче машины пробивается второй чек с зачётом аванса и доплатой. Частая ошибка: предоплату берут переводом на карту мастера «чтобы быстрее заказать деталь». Это деньги мимо кассы и мимо учёта.
Гарантия
На работы сервис устанавливает гарантийный срок. Его лучше прописать в заказ-наряде или правилах сервиса, которые клиент подписывает. Повторный ремонт по гарантии оформляется новым заказ-нарядом с нулевой стоимостью работ и ссылкой на первоначальный. Так в учёте видно, сколько стоит гарантия сервису, и это расход для налогов на УСН 15% и общей системе.
Шины и маркировка
Если сервис продаёт шины, они проходят через «Честный знак». Код считывается кассой при продаже. Шины клиента, которые он привёз на шиномонтаж, в системе не отражаются.
Чем поможем
Разработаем форму заказ-наряда и акта под ваш сервис, настроим раздельный учёт работ и продажи запчастей, подберём режим: патент на ремонт плюс УСН на торговлю или единая УСН. Для работы с компаниями и автопарками подготовим документы с правильным НДС.