Сначала проверьте, что сдано и оплачено: личный кабинет налогоплательщика и единый налоговый счёт покажут недоимки и пропущенные отчёты. Параллельно письменно запросите базу у бухгалтера, она принадлежит компании. Если базу не вернули, учёт восстанавливают по банковским выпискам, данным налоговой, ЭДО и актам сверки с контрагентами.
Ситуация встречается чаще, чем кажется. Бухгалтер увольняется, уходит на другую работу или просто перестаёт отвечать. Вместе с ним пропадают база 1С, пароли и понимание того, что было сдано. Директор узнаёт об этом, когда приходит требование из налоговой или блокируется счёт. Рассказываем, что делать по порядку.
Кто отвечает за учёт, если бухгалтера нет
Ответственность за учёт лежит на компании и её руководителе, а не на бухгалтере. Закон о бухгалтерском учёте прямо обязывает руководителя организовать ведение учёта и хранение документов. Поэтому уход бухгалтера не останавливает ни сроки отчётов, ни сроки уплаты налогов, а штрафы за пропуски получит компания, а не бывший сотрудник.
Отсюда главный вывод: ждать, пока бухгалтер вернёт базу, опасно. Действовать нужно параллельно.
Первая неделя: понять масштаб
Проверьте единый налоговый счёт. В личном кабинете налогоплательщика видно сальдо: долг или переплата, начисленные пени. Отрицательное сальдо значит, что налоги или взносы оплачены не полностью. Там же можно заказать справку о расчётах и выписку операций по ЕНС, они пригодятся дальше.
Посмотрите, какие отчёты сданы. В том же кабинете есть список поданных деклараций и расчётов. Сравните его с тем, что компания обязана сдавать на своём режиме. Пропуск декларации грозит не только штрафом: через 20 рабочих дней после срока налоговая вправе приостановить операции по счёту.
Найдите требования. Требования о пояснениях и документах приходят через оператора ЭДО. На пояснения обычно дают 5 рабочих дней, на документы 10. Если срок идёт, ответ нужен в первую очередь.
Проверьте решения о блокировке. Информацию о приостановлении операций по счетам можно проверить на сайте налоговой по ИНН. Если счёт уже заблокирован, сначала сдают недостающую декларацию, после этого блокировку снимают.
Заберите доступы. Интернет-банк, ЭДО, личные кабинеты, облако с базой. Смените пароли и отзовите доверенности, по которым бухгалтер подписывал документы.
Короткий чек-лист первой недели
- сальдо ЕНС и пени;
- список сданных и не сданных отчётов за текущий и прошлый год;
- входящие требования и сроки ответа;
- блокировки по счетам;
- смена паролей и отзыв доверенностей;
- письменный запрос базы и документов бывшему бухгалтеру.
Что именно запросить у бухгалтера
Чем конкретнее запрос, тем больше шансов получить всё нужное. Хороший перечень выглядит так:
- копия базы 1С (файл выгрузки) или доступ к облачной базе;
- архив отправленных отчётов с квитанциями о приёме;
- оригиналы первички, которые остались у бухгалтера: договоры, акты, накладные;
- кадровые документы: приказы, трудовые договоры, личные карточки, табели;
- акты сверки с поставщиками и покупателями, если делались;
- список незакрытых вопросов: требования налоговой, запросы банка, долги контрагентов.
Передачу лучше оформить актом приёма-передачи дел с перечнем документов. Если бухгалтер работал по трудовому договору, документы и база в любом случае принадлежат работодателю. Если по гражданско-правовому договору, посмотрите, что в нём сказано о передаче результатов работы.
Если база лежала в облачном сервисе, проверьте, на кого оформлена учётная запись. Иногда достаточно обратиться в сам сервис от имени компании.
Важно не превращать это в многомесячное ожидание. Сроки по налогам и отчётам от него не сдвигаются.
Если базу так и не вернули
Учёт можно восстановить без неё. Почти каждая операция оставила след:
- банковская выписка показывает все оплаты и поступления, это основа восстановления;
- налоговая даёт сданные отчёты и состояние расчётов по единому налоговому счёту;
- оператор ЭДО хранит все входящие и исходящие электронные документы;
- контрагенты присылают акты сверки и копии договоров, актов, накладных;
- ОФД и маркетплейсы дают данные по чекам и продажам;
- СФР показывает сведения о сотрудниках, которые уже были поданы.
Из этих источников собирают учёт в новой базе, сверяют его с налоговой и находят расхождения. Если в прошлых отчётах есть ошибки, подают уточнённые декларации.
Чего делать не стоит: оформлять документы задним числом на операции, которых не было. Налоговая сопоставляет данные с контрагентами и банком, и такие документы создают новые риски вместо решения старых.
Условный пример
ООО на упрощёнке «доходы минус расходы», пять сотрудников. Бухгалтер ушёл в марте и перестал отвечать. Директор открывает личный кабинет и видит: декларация по УСН за прошлый год не сдана, срок 25 марта прошёл, по ЕНС висит долг и пени.
Порядок действий в такой ситуации:
- Сразу сдать декларацию по УСН, чтобы не допустить блокировки счёта. Если точных данных о расходах ещё нет, их собирают по выписке за год в первую очередь.
- Проверить расчёт по страховым взносам и 6-НДФЛ за последний квартал и отчёты по сотрудникам в СФР.
- Сверить ЕНС, заплатить недоимку и пени, чтобы они не росли.
- Дальше спокойно восстановить учёт за год по выписке и документам контрагентов и при необходимости подать уточнённую декларацию.
Главное в таком сценарии не наличие базы, а скорость первых шагов: штраф за несданную декларацию растёт на 5% от налога за каждый месяц.
Как не попасть в это снова
- Храните базу в облаке, где владелец учётной записи компания, а не бухгалтер.
- Доступы в банк и ЭДО оформляйте на директора, бухгалтеру выдавайте доверенность.
- Раз в квартал смотрите сальдо единого налогового счёта сами, это пять минут.
- Просите присылать квитанции о приёме каждого отчёта.
- Выбирайте не одного человека, а команду: когда учёт ведёт бухгалтерская компания, уход сотрудника не останавливает работу, а история задач и переписки остаётся в общей системе.
Если ситуация уже случилась, мы проверим, что сдано и где пробелы, и предложим объём работ. Подробнее на странице восстановления учёта.