В договоре на бухгалтерское обслуживание проверьте девять пунктов: точный перечень работ, объём (операции и сотрудники), сроки передачи документов, кто платит штраф при ошибке исполнителя, как оформлена машиночитаемая доверенность для подписи отчётов, кому принадлежит база 1С, как защищены персональные данные сотрудников, как меняется цена и как исполнитель передаёт дела при расторжении.
Договор с бухгалтерской компанией подписывают один раз и потом годами не открывают. Вспоминают о нём, когда приходит штраф или когда надо сменить исполнителя. В этот момент оказывается, что состав работ размыт, про штрафы ничего не сказано, а база 1С «на нашем сервере». Ниже девять пунктов, которые стоит проверить до подписи. Мы сами работаем по договору с этими условиями.
Почему договор важнее, чем кажется
Закон о бухгалтерском учёте разрешает руководителю передать ведение учёта сторонней организации по договору (ч. 3 ст. 7 402-ФЗ). Но обязанность организовать учёт и хранить документы остаётся на руководителе (ч. 1 ст. 7 402-ФЗ). Перед налоговой отвечает ваша компания: штраф по ст. 122 НК за неуплату налога (20%, а при умысле 40%) выставят вам, а не исполнителю. Всё, что вы сможете потребовать с исполнителя, определяется договором.
1. Точный перечень работ
Формулировка «ведение бухгалтерского учёта» ничего не гарантирует. В приложении к договору должен быть список: разноска банка и первички, расчёт налогов и взносов, уведомления по ЕНП, зарплата и кадровые документы, все отчёты по вашему режиму, ответы на требования налоговой и фондов, сверки с контрагентами. Отдельно стоит указать, что не входит: например, восстановление прошлых периодов или сопровождение выездной проверки.
2. Объём, от которого зависит цена
Цена бухгалтерии зависит от режима, числа операций по банку, сотрудников, наличия НДС, кассы и маркетплейсов. Хороший договор называет эти параметры и говорит, что происходит, если они меняются: например, вы наняли ещё трёх человек или перешли на НДС после 20 млн ₽ дохода. Тогда пересмотр цены не станет сюрпризом ни для одной стороны.
3. Сроки передачи документов
Бухгалтер сдаёт отчёты вовремя, только если вовремя получает данные. Договор должен назвать срок: например, первичка за месяц до 5-го числа следующего месяца, сведения о новых сотрудниках в день приёма. Это защищает обе стороны: понятно, кто виноват, если отчёт опоздал.
4. Ответственность за штрафы
Главный пункт. Ищите прямую формулировку: если штраф или иная санкция возникли по вине исполнителя, он возмещает их. Без такого пункта придётся доказывать убытки по общим правилам гражданского кодекса (ст. 15 и 393 ГК), а это долго и не всегда успешно. Пени суды часто не считают убытком: это плата за пользование деньгами, которые всё это время были у вас.
У нас этот пункт в договоре есть: штраф из-за ошибки нашего бухгалтера возмещаем мы.
5. Доверенность и электронная подпись
С 1 сентября 2023 года представитель подписывает отчётность в налоговую своей подписью и машиночитаемой доверенностью (МЧД), которую выдаёт ваша компания. Проверьте, какие полномочия в ней указаны и на какой срок. Подпись директора, выданную налоговой, держите у себя: передавать её исполнителю не нужно.
6. Кому принадлежит база 1С
Данные учёта принадлежат вашей компании. В договоре должно быть сказано, что у вас есть доступ к базе в любой момент, а при расторжении вы получаете её полную копию в оговорённый срок. Идеально, если база лежит в облаке, владелец которого ваша компания.
7. Персональные данные сотрудников
Передавая исполнителю сведения о сотрудниках, вы поручаете ему обработку персональных данных. Закон требует, чтобы такое поручение было оформлено, а в нём перечислены цели и меры защиты (ч. 3 ст. 6 152-ФЗ). Обычно это отдельный пункт или приложение к договору.
8. Как меняется цена
Посмотрите, может ли исполнитель поднять цену в одностороннем порядке и за сколько дней предупреждает. Разумно, когда изменение цены связано с изменением объёма из пункта 2 или согласуется заранее, а не приходит новой суммой в счёте.
9. Расторжение и передача дел
Смена бухгалтера в разгар отчётной кампании опасна. В договоре должны быть срок уведомления о расторжении, перечень того, что исполнитель передаёт (база, документы, пароли от сервисов, сведения о сданных отчётах и открытых требованиях), и срок передачи. Первичку и отчётность хранят не меньше пяти лет (ст. 29 402-ФЗ), поэтому оригиналы документов должны остаться у вас.
Короткий чек-лист перед подписью
- Есть приложение с перечнем работ и тем, что в цену не входит.
- Названы параметры объёма, от которых зависит цена.
- Указаны сроки передачи документов от вас.
- Есть пункт о возмещении штрафов по вине исполнителя.
- Понятно, какие полномочия даёт МЧД.
- Доступ к базе 1С у вас всегда, копия при расторжении.
- Оформлено поручение на обработку персональных данных.
- Описан порядок изменения цены и расторжения.
Если хотите, пришлите нам свой текущий договор с бухгалтером: посмотрим, чего в нём не хватает. Подробнее о том, как мы ведём учёт, на странице бухгалтерского обслуживания.