Расходы на топливо подтверждаются тремя документами: путевым листом с показаниями одометра и маршрутом, документом о покупке (отчёт по топливной карте или кассовый чек) и нормой расхода, утверждённой приказом руководителя. Списывать ГСМ можно на общей системе и УСН «доходы минус расходы». Перерасход сверх нормы допустим, если он объяснён и подтверждён.
У перевозчика топливо это треть, а иногда и половина всех расходов. На УСН 15% и общей системе каждый литр уменьшает налог, но только если он подтверждён. Налоговая хорошо знает, что через ГСМ легко «нарисовать» расходы, поэтому смотрит на эту статью особенно внимательно.
Три документа на каждый литр
Путевой лист. Выдаётся на каждую поездку или смену. В нём фиксируются машина, водитель, даты, показания одометра на выезде и возвращении, отметки о предрейсовом и послерейсовом осмотре, маршрут. Обязательные реквизиты установлены приказом Минтранса. Путевой лист можно вести в электронном виде, и для многих перевозчиков это уже удобнее бумаги.
Документ о покупке. При заправке по топливной карте это ежемесячный отчёт эмитента карты и УПД. При заправке за наличные или личной картой водителя это кассовый чек АЗС и авансовый отчёт.
Норма расхода. Приказ руководителя, в котором для каждой модели машины указано, сколько литров на 100 км она расходует, с поправками на зиму, город, работу кондиционера и загрузку. За основу берут методические рекомендации Минтранса или данные производителя и контрольные замеры.
Как сводится расход
Каждый месяц по каждой машине считаем:
- пробег по путевым листам;
- нормативный расход: пробег × норма с поправками;
- фактически заправлено по картам и чекам;
- остаток в баке на начало и конец месяца.
Если фактический расход выше нормы на 3-5%, это нормально. Если на 20%, нужно разбираться: неисправность, неправильная норма, заправка чужих машин или слив.
Топливные карты
Топливная карта удобна, но имеет свою ловушку. Пока топливо не заправлено, деньги на карте это аванс эмитенту, а не расход. Расход возникает только при заправке конкретной машины. Поэтому сумма, переведённая на топливную карту, не уменьшает налог в момент перевода.
Второй момент: отчёт эмитента должен содержать номер карты, дату, АЗС, вид топлива и литры. Сверяем его с путевыми листами: заправка в Тольятти при маршруте Самара-Пенза в этот день вызовет вопрос.
НДС по топливу
Если перевозчик платит НДС на общих ставках, входящий НДС по топливу, купленному по карте, принимается к вычету по УПД от эмитента. По кассовому чеку АЗС вычет не дают, счёт-фактуры нет. При частых заправках за наличные это заметные потери, поэтому для компаний на НДС 22% топливные карты почти обязательны.
Если перевозчик на ставке 5% или 7%, вычета нет вовсе, НДС по топливу включается в его стоимость.
Частые ошибки
- Путевые листы оформляются задним числом раз в месяц, одометр «рисуется». При проверке это видно по несовпадению с данными тахографа и системами мониторинга.
- Нормы не пересмотрены после смены автопарка или перехода на зиму.
- Заправка личных машин руководителя по топливной карте компании.
- Списание топлива по чекам без путевых листов на машину, которая в этот день стояла в ремонте.
Чем поможем
Утвердим нормы расхода по вашему автопарку, настроим учёт путевых листов и топливных карт, будем ежемесячно сводить пробег, нормы и заправки по каждой машине. Перерасход увидите в отчёте, а не на проверке.