Чтобы деньги интернет-магазина сходились, каждую оплату сверяют в трёх местах: заказ на сайте, чек в онлайн-кассе и поступление в банке от эквайринга или службы доставки. Доходом считается полная сумма покупки, комиссии идут отдельно в расходы, а возврат уменьшает доход только в периоде самого возврата и при пробитом чеке возврата.
У интернет-магазина денег бывает много, а понимания, где именно они сейчас, мало. Покупатель оплатил картой на сайте, деньги пришли через два дня, но меньше на комиссию. Другой заказ ушёл наложенным платежом, служба доставки перечислит деньги через неделю одной суммой за сто заказов, за вычетом своей комиссии и стоимости возвратов. Третий покупатель отказался от товара. В конце месяца в банке одна сумма, в CRM другая, в кассе третья. Разберём, как это свести.
Три источника правды
Для каждого заказа нужна связка из трёх записей:
- Заказ в CMS или CRM магазина: что продали, кому и за сколько.
- Чек в онлайн-кассе: когда покупатель заплатил и на какую сумму.
- Деньги в банке: поступление от эквайринга, платёжного агрегатора или службы доставки.
Если хотя бы одной записи нет, в учёте дыра. Заказ без чека означает штраф за неприменение кассы. Чек без денег часто означает, что агрегатор что-то удержал. Деньги без чека означают, что налоговая увидит доход, который вы не показали.
Эквайринг: сколько считать доходом
Покупатель заплатил 5 000 ₽. Банк перечислил 4 900 ₽, удержав комиссию 2%. Доход магазина 5 000 ₽. Комиссия 100 ₽ это расход, который уменьшает налог только на УСН «доходы минус расходы». На УСН 6% её просто не учитывают.
Платёжные агрегаторы присылают реестры: какие оплаты вошли в каждую выплату. Именно реестр, а не выписка банка, позволяет понять, какие заказы оплачены.
Наложенный платёж
Служба доставки принимает деньги от покупателя и перечисляет их вам по агентскому договору. В учёте это выглядит так: доход в момент оплаты покупателем курьеру или в пункте выдачи, затем долг службы доставки перед вами, затем его погашение. Комиссия за приём платежа и стоимость доставки идут отдельно, их нельзя вычитать из выручки.
Обратите внимание на дату. На УСН доход признаётся, когда деньги получил ваш агент, то есть служба доставки, а не когда они пришли к вам на счёт. В конце квартала разница может быть заметной.
Возвраты и отказы
Отказ при получении: покупатель не заплатил, товар вернулся на склад. Дохода нет, чек прихода не пробивался. Если служба доставки пробила чек, нужен чек возврата.
Возврат после оплаты: деньги вернули покупателю. Пробиваем чек возврата прихода, на УСН уменьшаем доход в периоде возврата. Возвращать деньги нужно тем же способом, каким покупатель платил.
Частая ошибка: возврат оформили только в CRM, а чек возврата не пробили. Тогда для налоговой продажа осталась, и налог с неё вы заплатите.
Как мы сверяем каждый месяц
- Выгружаем заказы, чеки и банковские поступления за месяц.
- Сопоставляем реестры эквайринга и служб доставки с заказами.
- Находим оплаты без чеков и чеки без оплат, сообщаем вам список.
- Отражаем комиссии, доставку и удержания как расходы.
- Сверяем остаток долгов служб доставки, чтобы ни одна выплата не потерялась.
Обычно в первый месяц такой сверки находятся несколько десятков тысяч рублей, которые служба доставки или агрегатор задолжали магазину и которые никто не заметил.
Чем поможем
Берём на себя ежемесячную сверку заказов, кассы и банка, учёт возвратов и правильный налог. Если у вас магазин работает одновременно на сайте, в соцсетях и на маркетплейсе, сведём все каналы в один учёт и покажем, сколько вы на самом деле зарабатываете на каждом из них.