Учёт аптеки строится на товарной базе, разделённой по ставкам НДС: лекарства 10%, косметика и прочее 22%, медизделия из льготного перечня без НДС. Каждая упаковка лекарств проходит через МДЛП, а сроки годности требуют регулярных списаний с актами. Патент для аптеки невозможен, поэтому работают на УСН или общей системе, а после 20 млн ₽ дохода обычно выгоднее общие ставки НДС с вычетами.
Аптека одновременно розничный магазин, участник фармрынка с лицензией и звено системы маркировки. При этом наценка ограничена, а ассортимент огромный. Учёт здесь ошибок не прощает: расхождение в МДЛП видит Росздравнадзор, ошибка в ставке НДС видна налоговой, а просрочка съедает маржу.
Путь упаковки лекарства через учёт
Структура выручки по ставкам НДС
- Лекарства, ставка 10%: 78%
- Косметика, гигиена, БАД: 22%: 14%
- Медизделия из перечня без НДС: 8%
Каждая из трёх групп требует своего учёта входящего НДС. Если ставки в товарной базе указаны неверно, ошибка повторяется в каждом чеке.
Режим и НДС
Патент для торговли маркированными лекарствами запрещён, поэтому аптека выбирает между УСН и общей системой. На УСН 15% учитываются закупки, аренда, зарплата фармацевтов, эквайринг. При обычной для аптеки наценке 25-30% именно 15% почти всегда выгоднее 6%.
После 20 млн ₽ дохода появляется НДС. Многие аптеки выбирают 5% «потому что меньше», но при низкой наценке это обходится в разы дороже обычных ставок с вычетами.
Полный расчёт с допущениями в статье «НДС 5% или 10% с вычетами».
Сроки годности и списания
Просроченный товар нельзя продавать, а его стоимость уменьшает налог только при правильном оформлении: акт списания, передача на уничтожение специализированной организации, акт об уничтожении, вывод из оборота в МДЛП. Без этого налоговая может посчитать недостачу продажей без чека.
Чтобы списаний было меньше, мы делаем ежемесячный отчёт по товарам со сроком годности меньше полугода.
Персонал и лицензия
Фармацевты и провизоры должны иметь подтверждённую квалификацию, это лицензионное требование. Кадровые документы и сертификаты проверяются при лицензионном контроле. Зарплата часто включает процент от продаж приоритетных позиций, его закрепляют в положении об оплате труда.
Рабочий ритм
- ежедневно: контроль ошибок МДЛП при приёмке и продаже;
- ежемесячно: сверка кассы, эквайринга и банка, отчёт по срокам годности, сверка остатков МДЛП и учёта;
- ежеквартально: НДС, если доход выше порога, авансы по УСН, отчётность по сотрудникам;
- раз в год: полная инвентаризация.
Типичные ошибки
- Неверная ставка НДС в карточке товара.
- Списание просрочки без актов уничтожения.
- Расхождения остатков МДЛП и учёта после инвентаризации.
- Выбор ставки НДС 5% без расчёта.
- Медизделия без льготного кода облагаются, а учтены как освобождённые.
Чем мы поможем
Настроим товарную базу по ставкам НДС, будем ежемесячно сверять МДЛП, кассу и учёт, оформлять списания и считать налоги. Выбор ставки НДС делаем на ваших закупках, а не по общему правилу.