Учёт перевозчика строится вокруг рейса: заявка, транспортная накладная, путевой лист, акт и оплата. Расходы перевозчика это прежде всего топливо, ремонт, шины, платон и зарплата водителей, и все они подтверждаются путевыми листами. Небольшие ИП работают на патенте до лимита дохода, компании на УСН, а при заказчиках на НДС решают вопрос ставки 22%.
Перевозчик зарабатывает, пока машина едет, и тратит, пока она едет и пока стоит. Поэтому учёт в грузоперевозках привязан к машине и рейсу: что заработано, сколько ушло на топливо, ремонт и водителя.
Рейс в учёте
Расходы на машину
- Топливо 36 ₽
- Водитель с взносами 24 ₽
- Ремонт и шины 12 ₽
- Платон и дороги 5 ₽
- Лизинг, страховка 8 ₽
- Прибыль 15 ₽
Топливо самая крупная статья, и именно её налоговая проверяет внимательнее всего. Подробно в статье о списании ГСМ.
Режим
Патент для ИП с машинами в пределах лимита дохода (20 млн ₽ в 2026 году, 15 млн ₽ в 2027 году) и не больше 20 машин. Расходы не учитываются, путевые листы всё равно нужны.
УСН 15% для перевозчика с большими расходами на топливо и ремонт почти всегда выгоднее 6%.
НДС. Крупные грузоотправители и экспедиторы часто требуют НДС. Перевозчик на УСН выше порога может выбрать 22% с вычетом НДС по топливу (по топливным картам), запчастям и лизингу.
На 22% налог выше, но заказчик получает вычет, и ставка за рейс обычно на 10-15% выше. Считаем на вашей структуре заказчиков.
Документы рейса
Транспортная накладная (всё чаще электронная), путевой лист с отметками медосмотра и техосмотра, акт или УПД. Если заказчик принимает оригиналы, а без них не платит, учёт должен показывать, по каким рейсам документы ещё не отправлены. Это прямые деньги.
Водители
Водители в штате с суммированным учётом рабочего времени или ИП-перевозчики на подряде. Режим труда и отдыха контролируется по тахографу. Командировочные и суточные в дальних рейсах оформляются по правилам, иначе это доход водителя.
Рабочий ритм
- по рейсу: заявка, ЭТрН, путевой лист, закрывающие документы;
- ежемесячно: расход топлива по машинам, ремонт, зарплата, реестр неоплаченных рейсов;
- ежеквартально: налоги, НДС, сверки с заказчиками и экспедиторами.
Типичные ошибки
- Путевые листы задним числом раз в месяц.
- Оригиналы документов не отправлены, оплата задерживается.
- Топливо за наличные без вычета НДС.
- Суточные водителям без командировочных документов.
Чем мы поможем
Ведём учёт по машинам и рейсам, путевые листы и ГСМ, зарплату водителей, считаем НДС и показываем, какая машина и какой заказчик приносят прибыль.