Учёт в общепите строится вокруг технологических карт: продукты списываются по продажам блюд, а инвентаризация показывает реальные потери. Параллельно ведутся касса и агрегаторы доставки, ЕГАИС для алкоголя и Меркурий для продуктов животного происхождения. В 2026 году кафе на УСН с доходом выше 20 млн ₽ могут не платить НДС по ст. 149 НК при соблюдении условий, и это главная налоговая возможность отрасли.
Кафе одновременно маленький завод (кухня), магазин (бар и продажа навынос) и служба доставки. И всё это через одну кассу, с десятками поставщиков продуктов и сменным персоналом. Хороший учёт общепита отвечает на вопрос «где деньги» за пять минут, плохой не отвечает никогда.
Как продукты превращаются в деньги
Деньги кафе: из чего складывается 100 ₽ выручки
- Продукты (фудкост) 31 ₽
- Зарплата с налогами 28 ₽
- Аренда 13 ₽
- Комиссии агрегаторов и эквайринга 6 ₽
- Коммунальные, ремонт, прочее 10 ₽
- Прибыль до налога 12 ₽
Каждый лишний процентный пункт фудкоста забирает почти десятую часть прибыли. Подробно в статье о фудкосте.
НДС: главная возможность общепита
Услуги общепита могут быть освобождены от НДС по подп. 38 п. 3 ст. 149 НК. Обычные условия: доход до 2 млрд ₽, доля общепита не меньше 70%, средняя зарплата не ниже среднеотраслевой по региону. С 1 апреля по 31 декабря 2026 года для УСН с доходом 2025 года до 60 млн ₽ условие о зарплате не применяется.
Освобождение не требует заявления, но требует расчёта доли и документов: какие доходы общепит, а какие торговля.
ЕГАИС и Меркурий
Пиво и крепкий алкоголь проходят через ЕГАИС: подтверждение закупок, акты вскрытия тары для крепкого алкоголя в баре. Молоко, мясо, рыба, яйца проходят через Меркурий: ветеринарные документы гасятся при приёмке. Несоответствие остатков с учётом это штрафы и риск для лицензии на алкоголь.
Персонал
Повара, официанты, бармены часто работают посменно с разной оплатой: оклад, процент от выручки, почасовая. Нужны графики, табель, положение об оплате труда. Питание персонала оформляется локальным актом, иначе это скрытый доход сотрудников.
Календарь
- ежедневно: закрытие кассовой смены, подтверждение накладных ЕГАИС, гашение ВСД в Меркурии;
- еженедельно: сверка выплат агрегаторов доставки;
- ежемесячно: инвентаризация, фудкост по категориям, зарплата;
- ежеквартально: расчёт доли общепита для освобождения от НДС, декларация об обороте алкоголя.
Типичные ошибки
- Продукты списываются по закупке, без техкарт.
- Выручка агрегаторов учитывается за вычетом комиссии.
- Доля общепита для льготы не считается и не подтверждается.
- Питание персонала и чаевые без оформления.
Чем мы поможем
Ведём учёт по технологическим картам, сверяем кассу, эквайринг и агрегаторы, контролируем ЕГАИС и Меркурий, считаем зарплату и подтверждаем освобождение от НДС документами.