В оптовой торговле учёт держится на НДС и документах: каждая поставка должна иметь правильную УПД, отражённую у вас и у контрагента одинаково. Второй важный участок это склад и себестоимость, третий это дебиторская задолженность при работе с отсрочками. Оптовику на УСН в 2026 году нужно заранее выбрать ставку НДС, потому что покупателям нужен входящий налог.
Оптовик зарабатывает на объёме и небольшой марже. Поэтому для него особенно чувствительны любые потери: снятый вычет НДС, ошибка в себестоимости, покупатель, который платит на два месяца позже. Учёт в опте это не про отчётность, а про то, чтобы маржа не растворилась между складом, банком и налоговой.
Как движутся деньги и документы
Ключевая особенность опта: налог возникает при отгрузке, а деньги приходят позже. Если отсрочка 45-60 дней, оптовик платит НДС раньше, чем получил оплату.
Маржа и НДС: где теряются деньги
- Закупка товара 70 ₽
- Склад и логистика 8 ₽
- Зарплата и офис 9 ₽
- Прибыль до налога 13 ₽
Если поставщик «разорвал» цепочку и вычет по закупке сняли, оптовик доплачивает 22% от 70 ₽, то есть 15,4 ₽ НДС. Это больше, чем вся его прибыль с этой продажи.
Поэтому проверка поставщиков и чистота УПД для оптовика вопрос выживания. Подробно о разрывах в статье почему налоговая снимает вычеты.
Выбор режима
Общая система. НДС 22% с вычетами, налог на прибыль 25%. Подходит, если покупатели крупные компании и маржа низкая.
УСН с НДС 22%. Вычеты сохраняются, а налог на прибыль заменяется налогом по УСН. Для многих оптовиков с доходом до 490,5 млн ₽ это самый выгодный вариант.
УСН с НДС 5% или 7%. Без вычетов. Выгодна при наценке выше 30-40% и покупателях, которым входящий НДС не важен. В опте это редкость.
Ставку 5% или 7% придётся держать 12 кварталов, поэтому считаем её до перехода, на реальных закупках и продажах.
Склад и себестоимость
- товар приходуется по партиям с полной закупочной стоимостью, включая доставку;
- метод списания (средняя или ФИФО) закреплён в учётной политике;
- возвраты от покупателей оформляются документами, а не «перебивкой» УПД;
- инвентаризация с актами по пересорту и недостачам.
Прослеживаемые товары требуют регистрационного номера партии в каждой УПД. Ошибка в нём видна налоговой автоматически.
Дебиторка
Оптовик живёт в отсрочках. Учёт должен показывать по каждому покупателю: сколько должен, с какого числа просрочка, есть ли подписанный акт сверки. Раз в квартал сверки с крупными покупателями и поставщиками обязательны: они защищают и вычеты, и возможность взыскать долг.
Календарь оптовика
- до 25 числа после квартала: декларация по НДС с книгами покупок и продаж, уплата налога тремя равными частями;
- ежемесячно: сверка книги покупок с данными поставщиков, чтобы расхождения не всплыли в требовании;
- ежеквартально: акты сверки с ключевыми контрагентами;
- при импорте из ЕАЭС: декларация по косвенным налогам до 20 числа следующего месяца.
Типичные ошибки
- Вычет по поставщику-однодневке без проверки и документов о доставке.
- Отгрузка без УПД в день отгрузки, документы «догоняют» через месяц.
- Себестоимость считается «на глаз», реальная маржа неизвестна.
- Дебиторка без актов сверки, долг невозможно взыскать.
- Выбор ставки НДС на УСН без расчёта.
Чем мы поможем
Ведём склад и себестоимость, книги покупок и продаж, сверяем данные с контрагентами до сдачи декларации, проверяем новых поставщиков, отвечаем на требования по НДС и показываем отчёт по марже и дебиторке каждый месяц.