Учёт магазина строится вокруг товара: поступление по документам поставщика, продажа через кассу, остатки и инвентаризация. Поверх этого идут касса и эквайринг, маркировка и выбор режима. В 2026 году главный риск розницы это лимит патента 20 млн ₽, а в 2027 году 15 млн ₽, и НДС на УСН после 20 млн ₽ дохода.
Розница кажется самым понятным бизнесом: купил, выставил, продал. Но именно в магазинах мы чаще всего видим ситуацию, когда владелец не может ответить на простой вопрос «сколько я заработал за месяц». Деньги есть на счёте, товара много на складе, а прибыль непонятна. Разберём, из чего складывается учёт магазина и что в нём важно в 2026 году.
Как ходят деньги в магазине
Каждое звено должно сходиться с соседним: приход с документами поставщика, продажи с чеками, чеки с банком и инкассацией. Если хотя бы одно звено выпадает, появляются «потерянные» деньги или товар.
Товар и наценка
Товарный учёт отвечает на три вопроса: сколько товара есть, сколько он стоил и сколько вы на нём заработали. Для этого нужно:
- вносить каждое поступление по документу поставщика с закупочной ценой;
- продавать через кассу, связанную с учётной программой, чтобы товар списывался автоматически;
- проводить инвентаризацию и оформлять недостачи и пересорт актами.
Хорошая привычка смотреть раз в месяц отчёт по валовой прибыли по товарным группам. Часто выясняется, что треть ассортимента приносит 80% прибыли, а часть товаров годами лежит на полках.
Режим: патент, УСН и лимиты
Лимит патента в 2027 году 15 млн ₽ за календарный год. В этом примере право на патент пропадёт в октябре, и налог пересчитают с начала срока патента.
Если прогноз на следующий год выше лимита, уведомление о переходе на УСН нужно подать до 31 декабря. Тогда при потере патента налог пересчитают по упрощёнке, а не по общей системе с НДС 22%. Подробно этот сценарий разобран в статье о лимите патента в 2027 году.
На УСН магазину важно выбрать объект. Наценка до 50-60% и честный товарный учёт обычно делают выгодной УСН 15%. При высокой наценке и небольших расходах может быть выгоднее 6%.
НДС на УСН
Пока доход за прошлый год и с начала текущего не больше 20 млн ₽, НДС нет. После превышения выбираем ставку. Для розницы с наценкой выше 35% обычно выгодна 5%, для торговли с маленькой наценкой (стройматериалы, продукты) стоит считать 22% с вычетами.
Касса и маркировка
Онлайн-касса нужна на каждую точку. В чеке указываются наименования товаров, а для маркированного товара код маркировки. Расхождения между «Честным знаком» и кассой это отдельные штрафы, не связанные с налогами. Мы сверяем выбытие маркированного товара с продажами каждый месяц.
Оплата по QR-коду через систему быстрых платежей тоже требует чека. Частая ошибка: продавцы принимают переводы на свою карту, и выручка уходит мимо кассы и учёта.
Продавцы и зарплата
Зарплата продавцов часто состоит из оклада и процента от выручки или плана. Это закрепляется в положении об оплате труда. С продавцами заключаются договоры о полной материальной ответственности, иначе удержать недостачу будет невозможно. ИП на патенте с сотрудниками уменьшает стоимость патента на взносы, но не больше чем на 50%.
Что сделать до конца года
- Посчитать выручку за год по всем точкам и сделать прогноз на следующий.
- Решить, нужен ли патент, УСН или совмещение, подать уведомление до 31 декабря.
- Провести годовую инвентаризацию и списать то, что не продаётся.
- Проверить договоры с поставщиками и покупателями-компаниями на случай появления НДС.
Типичные ошибки магазинов
- Нет связи кассы и товарного учёта, остатки ведутся в тетради.
- Доставка и установка проходят по тому же патенту, что и торговля.
- Выручка по QR-кодам на личную карту.
- Уведомление об УСН подано в январе, а не до 31 декабря.
- Недостачи списываются без инвентаризационных документов.
Чем мы поможем
Ведём товарный учёт и сверку кассы, эквайринга и банка, следим за лимитом патента и порогом НДС, считаем зарплату продавцам и сдаём отчётность. Каждый месяц вы видите выручку, валовую прибыль и остатки по группам товаров.