Учёт стоматологии держится на четырёх участках: деньги пациентов (касса, рассрочки, ДМС), налоги с учётом освобождения медуслуг от НДС, себестоимость (материалы, имплантаты, работы техника) и зарплата врачей процентом от выработки. Ошибки чаще всего возникают на стыке медицинской программы и бухгалтерии: оплаты не привязаны к пациентам, материалы списываются без норм, а немедицинские услуги смешаны с лечением.
Стоматологическая клиника похожа одновременно на медицинский центр, небольшое производство и магазин. Здесь есть лицензируемые услуги, склад дорогих материалов, работа с подрядчиком (зуботехнической лабораторией) и зарплата, которая зависит от выработки каждого врача. Поэтому стандартный подход «бухгалтер раз в квартал сдаёт декларацию» в стоматологии не работает. Разберём по участкам, как должен быть устроен учёт.
Как в стоматологии движутся деньги
Главное правило: каждый рубль должен быть связан с пациентом и с услугой. Тогда сходятся касса и выручка, правильно считается зарплата врачей и выдаются справки для налогового вычета.
Отдельный поток это ДМС. Страховая компания платит не сразу, а по реестрам раз в месяц, и часто снимает отдельные позиции. Долги страховых нужно видеть отдельной строкой, иначе клиника считает выручкой деньги, которые ещё не пришли и могут не прийти.
Из чего складываются расходы клиники
- Зарплата с взносами 38%
- Материалы и имплантаты 17%
- Зуботехническая лаборатория 14%
- Аренда и коммунальные 12%
- Оборудование и ремонт 10%
- Реклама и прочее 9%
Ориентир по клиникам на 3-6 кресел. У вашей клиники доли будут свои, именно их мы и считаем при выборе режима.
Из этой структуры видно, почему для большинства клиник на УСН выгоднее объект «доходы минус расходы»: больше 60% расходов подтверждаются документами. Но только если они действительно подтверждены.
Налоги: что важно именно стоматологии
Медуслуги без НДС. Лечение, протезирование, имплантация по медицинской лицензии освобождены от НДС. Это главное преимущество отрасли в 2026 году, когда упрощёнка с доходом выше 20 млн ₽ платит НДС.
Немедицинские доходы. Продажа щёток, паст и ирригаторов, отбеливание без медицинских показаний, аренда кресла другому врачу облагаются НДС, если клиника вышла за порог. Их нужно выделять в кассе и учёте отдельными позициями.
Порог считается по всем доходам. Клиника с лечением на 24 млн ₽ и продажей гигиены на 600 тысяч ₽ превышает порог, но НДС платит только с 600 тысяч ₽. На ставке 5% это около 29 тысяч ₽ в год. Без раздельного учёта налоговая может поставить под вопрос освобождение всей выручки.
Пример условный. Чем больше доля подтверждённых расходов на материалы, лабораторию и аренду, тем выгоднее УСН 15%. Если основная часть расходов это зарплата, разница сокращается.
Материалы и лаборатория
Материалы в стоматологии дорогие и мелкие, поэтому здесь чаще всего теряются деньги. Рабочая схема:
- склад ведётся в учётной программе по партиям и ценам;
- на каждую услугу утверждена норма расхода материалов;
- списание идёт по закрытым нарядам врачей, а не «по закупке»;
- имплантаты, абатменты и формирователи учитываются поштучно с привязкой к пациенту;
- работы лаборатории принимаются по актам с номерами нарядов и сверяются с выставленными пациентам суммами.
Так клиника видит реальную себестоимость каждого вида лечения, а при проверке может подтвердить расходы.
Зарплата
Врачам обычно платят процент от выработки, ассистентам процент от выработки врача или ставку за смену, администраторам оклад и бонус. Всё это закрепляется в положении об оплате труда: что входит в выработку, что вычитается (лаборатория, имплантаты), что происходит при переделке по гарантии. Подробно разбирали в статье о зарплате стоматолога процентом от выработки.
Календарь отчётности клиники на УСН
- ежемесячно до 25 числа: уведомление об исчисленном НДФЛ и взносах, уплата единым налоговым платежом до 28 числа;
- ежемесячно до 25 числа: персонифицированные сведения о сотрудниках;
- ежеквартально: авансы по УСН, расчёт по страховым взносам, 6-НДФЛ, отчёт в СФР о травматизме;
- ежеквартально, если доход выше 20 млн ₽: декларация по НДС до 25 числа месяца после квартала;
- до 25 марта (ООО) и 25 апреля (ИП): годовая декларация по УСН;
- до 31 марта: бухгалтерская отчётность ООО;
- в течение года по запросу: справки об оплате медуслуг для вычета пациентам.
Где клиники чаще всего ошибаются
- Оплаты в медицинской программе и в кассе расходятся, и никто не сверяет их ежемесячно.
- Материалы списываются по закупке, себестоимость услуг неизвестна.
- Отбеливание и продажа гигиены идут одной строкой с лечением.
- Долги страховых по ДМС не контролируются.
- Врачи оформлены как самозанятые, хотя работают по графику клиники.
Чем мы поможем
Ведём учёт стоматологий целиком: сверяем медицинскую программу, кассу и банк, ведём склад материалов по нормам, считаем зарплату врачей по положению, держим под контролем ДМС и немедицинские доходы, сдаём отчётность и готовим справки пациентам. А тематические разборы на конкретные вопросы есть в разделе статей по отраслям.