Как только у ИП появляется работник, налог на УСН 6% и стоимость патента уменьшаются на взносы не больше чем наполовину, даже если взносов больше. Добавляются ежемесячные уведомления по НДФЛ и взносам, сведения о работниках, квартальные РСВ и 6-НДФЛ, кадровые сведения в Соцфонд. При зарплате 40 000 ₽ работник обходится ИП примерно в 52 000 ₽ в месяц плюс рост собственного налога.
Пока ИП работает один, учёт у него самый простой в российском бизнесе: декларация раз в год, уведомления об авансах и взносы за себя, которые на упрощёнке 6% или патенте уменьшают налог вплоть до нуля. Первый сотрудник меняет почти всё сразу. Появляется ежемесячная отчётность, ответственность налогового агента и правило, о котором многие узнают уже из требования налоговой: налог больше не уменьшается целиком.
Что меняется в налоге: правило 50%
Без работников ИП на УСН «доходы» уменьшает налог на взносы за себя полностью. С работниками налог уменьшается на взносы за себя и за работников вместе, но не больше чем на 50% (п. 3.1 ст. 346.21 НК). Для патента правило то же (п. 1.2 ст. 346.51 НК).
Сильнее всего это бьёт по ИП с небольшим доходом, у которых налог раньше почти обнулялся.
Пример на цифрах 2026 года. Доход ИП на УСН 6% за год 1,2 млн ₽.
- Налог 6%: 72 000 ₽.
- Взносы за себя: 57 390 ₽ плюс 1% с 900 000 ₽, то есть 9 000 ₽. Всего 66 390 ₽.
- Без работника налог к уплате 72 000 - 66 390 = 5 610 ₽.
- С работником налог можно уменьшить только на половину, на 36 000 ₽. К уплате 36 000 ₽.
Налог вырос в 6,4 раза, хотя доход не изменился. И это ещё без зарплаты и взносов за самого работника.
Ограничение действует с того отчётного периода, в котором появился работник, и по итогам года. Если работника взяли в третьем квартале, уже уплаченные авансы за первый квартал и полугодие пересчитывать не нужно. А аванс за 9 месяцев и налог за год считаются с ограничением.
Сколько на самом деле стоит работник
С зарплаты платятся страховые взносы по единому тарифу: 30% с выплат до 2 979 000 ₽ в год на человека и 15,1% сверх этой суммы. Пониженный тариф 15% с части зарплаты выше 1,5 МРОТ в 2026 году сохранился только у малого бизнеса из перечня приоритетных отраслей, например производства. Торговля, услуги и общепит платят по общему тарифу. Плюс взносы на травматизм, минимум 0,2%.
Пример. Продавец с зарплатой 40 000 ₽ в месяц.
- Взносы 30% и травматизм 0,2%: 12 080 ₽.
- Стоимость для ИП: 52 080 ₽ в месяц, 624 960 ₽ в год.
- На руки работник получит 34 800 ₽: НДФЛ 13% ИП удерживает из зарплаты и перечисляет сам.
Зарплата за полную ставку не может быть ниже МРОТ, в 2026 году это 27 093 ₽, а региональный минимум бывает выше. Точнее стоимость работника на ваших цифрах покажет калькулятор зарплаты и стоимости сотрудника.
Какие отчёты появляются
С первым работником ИП становится налоговым агентом и работодателем. Обязанности такие.
При приёме и увольнении. Сведения о трудовой деятельности в Соцфонд по форме ЕФС-1 не позднее следующего рабочего дня после приказа.
Каждый месяц:
- уведомление по НДФЛ и взносам до 25 числа;
- персонифицированные сведения о работниках в налоговую до 25 числа;
- уплата НДФЛ и взносов единым платежом до 28 числа, а НДФЛ с выплат с 23 по конец месяца до 5 числа следующего;
- взносы на травматизм в Соцфонд до 15 числа.
Каждый квартал: расчёт по страховым взносам (РСВ), 6-НДФЛ и раздел ЕФС-1 о травматизме до 25 числа после квартала.
Раз в год: годовые РСВ и сведения о стаже до 25 января, 6-НДФЛ до 25 февраля.
Все даты с переносами на ближайший рабочий день собирает налоговый календарь, если выбрать «ИП с работниками».
Где ИП с работниками чаще всего штрафуют
- 6-НДФЛ сдан с опозданием: 1 000 ₽ за каждый полный или неполный месяц (п. 1.2 ст. 126 НК). При опоздании больше чем на 20 рабочих дней налоговая вправе заблокировать счёт.
- НДФЛ удержан, но не перечислен вовремя: штраф 20% от суммы (ст. 123 НК) и пени.
- РСВ с опозданием: 5% от взносов за последние три месяца за каждый месяц просрочки, не меньше 1 000 ₽ (ст. 119 НК).
- Налог на УСН уменьшен на 100% по старой привычке: недоимка, пени по 1/300 ключевой ставки за каждый день и штраф 20% от неуплаченного налога (ст. 122 НК).
- Работник оформлен как самозанятый или по договору подряда, но работает по графику ИП: доначисление НДФЛ и взносов за три года с пенями и штрафами.
Как подготовиться к найму
- Посчитайте полную цену работника, включая рост своего налога из-за правила 50%. Иногда выгоднее сменить режим: например, на АУСН взносы за работников не платятся, кроме травматизма, а на патенте налог от числа людей не зависит.
- Оформите трудовой договор и приказ до первого рабочего дня и подайте сведения о приёме в срок.
- Пересчитайте авансы с квартала, в котором появился работник.
- Настройте зарплату: аванс и окончательный расчёт, даты выплат и НДФЛ, учёт отпусков и больничных.
- Проверьте договоры с самозанятыми и подрядчиками, если они фактически работают как сотрудники. Признаки, по которым налоговая переквалифицирует такие договоры, собраны в статье «Самозанятые вместо сотрудников».
Как это делаем мы
До найма считаем, во сколько обойдётся сотрудник вместе с ростом налога, и сравниваем режимы на ваших цифрах. Затем готовим трудовой договор и кадровые документы, подаём сведения о приёме, считаем зарплату, НДФЛ и взносы и сдаём все отчёты. За ИП с 1-3 сотрудниками стоимость бухгалтерии ИП 10 000 ₽ в месяц, за каждого следующего +2 000 ₽. Если штраф возник из-за ошибки нашего бухгалтера, мы возмещаем его по договору.