С самозанятыми работать можно, если это действительно разовые или проектные услуги, а не замена штата. Налоговая переквалифицирует договор в трудовой, если исполнитель подчиняется режиму работы, получает фиксированную оплату каждый месяц, работает только на вас и выполняет обязанности штатной должности. Тогда доначисляют НДФЛ 13%, страховые взносы до 30%, пени и штрафы 20%, а за уклонение от трудового договора компанию штрафуют на сумму до 100 000 ₽.
Работа с самозанятыми выглядит выгодно: заказчик не платит взносы до 30% и НДФЛ, исполнитель платит всего 6%. Именно поэтому ФНС автоматически отслеживает такие выплаты и сравнивает их с данными о сотрудниках. Схема «уволить в пятницу, принять самозанятым в понедельник» видна сразу.
Главный запрет: бывшие сотрудники
Если человек работал у вас по трудовому договору и уволился меньше двух лет назад, его доходы от вас нельзя облагать налогом на профессиональный доход (п. 8 ч. 2 ст. 6 закона 422-ФЗ). Неважно, чем он теперь занимается. Такие выплаты налоговая пересчитает как зарплату.
Признаки трудовых отношений
Суды и налоговая опираются на ст. 15 и 19.1 ТК РФ и постановление Пленума Верховного суда № 15 от 29.05.2018. Договор с самозанятым под угрозой, если:
- Исполнитель работает по вашему графику и подчиняется внутренним правилам.
- Оплата фиксированная и регулярная, раз или два в месяц, а не за конкретный результат.
- В договоре описана должность или функция («менеджер по продажам»), а не услуга с результатом.
- Исполнитель работает только на вас, и вы его единственный источник дохода.
- Он использует ваше рабочее место, технику, корпоративную почту.
- Работа идёт годами без перерыва и без новых договоров на новые задачи.
- До регистрации самозанятым человек работал у вас же или выполнял ту же работу, что и штатные сотрудники.
Чем больше совпадений, тем выше риск.
Сколько это стоит при переквалификации
Пример. Компания платит самозанятому 100 000 ₽ в месяц в течение года, всего 1,2 млн ₽. Налоговая признаёт отношения трудовыми и доначисляет:
- страховые взносы 30%: 360 000 ₽;
- НДФЛ 13%: 156 000 ₽;
- штраф 20% по взносам: 72 000 ₽;
- штраф 20% по НДФЛ (ст. 123 НК РФ): 31 200 ₽;
- пени за каждый день просрочки;
- штраф по ч. 4 ст. 5.27 КоАП РФ: от 50 000 до 100 000 ₽ на компанию и от 10 000 до 20 000 ₽ на директора.
Итого больше 650 000 ₽ по одному исполнителю, а при умысле штрафы по налогам удваиваются. Если таких исполнителей десять, речь идёт о миллионах.
Как работать с самозанятыми безопасно
Покупайте результат, а не время. В договоре описывайте конкретную услугу и результат: «разработка сайта», «уборка помещения площадью 200 м² по заявке», «10 фотосессий». Оплата за результат по акту, а не оклад.
Не встраивайте исполнителя в штат. Без графика, без подчинения начальнику отдела, без пропуска и рабочего места, если это не требуется по сути услуги.
Проверяйте статус перед каждой выплатой. Самозанятый может слететь с режима, например превысив лимит 2,4 млн ₽ в год. Проверить статус можно на сайте ФНС по ИНН. Чек должен быть на каждую выплату.
Не берите бывших сотрудников в течение двух лет после увольнения.
Держите баланс. Если на самозанятых держится основной процесс бизнеса, а штат почти пустой, это первое, на что посмотрит налоговая.
Когда лучше оформить сотрудника
Если человек нужен постоянно, на полный день и в вашей структуре, честнее и в итоге дешевле оформить его в штат. Для малого бизнеса из ряда отраслей действует пониженный тариф взносов 15% с части зарплаты выше полутора МРОТ. Посчитать, сколько обойдётся сотрудник, можно в калькуляторе зарплаты.
Если вы уже работаете с самозанятыми и не уверены, что договоры выдержат проверку, приходите на консультацию: разберём договоры и скажем, какие нужно переписать, а каких людей лучше перевести в штат.