Первичные документы хранят не меньше пяти лет. За их отсутствие штраф от 10 000 ₽ по статье 120 НК, а расходы и вычеты по НДС без документов налоговая не примет. Утрату оформляют актом комиссии, а документы восстанавливают по банковским выпискам, через оператора ЭДО, запросами контрагентам и по данным налоговой. Оформлять документы на операции, которых не было, нельзя.
Документы пропадают по-разному: залило архив, украли ноутбук, бухгалтер уволился и не передал папки, при переезде потеряли коробку. Для налоговой причина вторична. Важно, можете ли вы подтвердить расходы и вычеты, и что вы сделали, чтобы документы восстановить.
Сколько нужно хранить
- Первичные документы, регистры учёта и отчётность: не меньше пяти лет после отчётного года (ч. 1 ст. 29 закона 402-ФЗ).
- Документы для расчёта и уплаты налогов: пять лет (пп. 8 п. 1 ст. 23 НК).
- Документы по убыткам: весь срок, пока убыток уменьшает налог (п. 4 ст. 283 НК).
- Кадровые документы и лицевые счета по зарплате: 50 или 75 лет в зависимости от года создания.
Чем грозит отсутствие документов
Штраф компании. Отсутствие первичных документов, счетов-фактур или регистров это грубое нарушение правил учёта (ст. 120 НК): 10 000 ₽ за один налоговый период, 30 000 ₽ за несколько. Если из-за этого занижен налог, 20% от неуплаченной суммы, но не меньше 40 000 ₽.
Штраф за требование. Не представили документ по требованию налоговой: 200 ₽ за каждый (ст. 126 НК). По требованию на 150 документов это 30 000 ₽.
Штраф директору. От 5 000 до 10 000 ₽ по статье 15.11 КоАП, повторно до 20 000 ₽ или дисквалификация до двух лет.
Доначисления. Это самое дорогое. Расходы без документов снимают, вычеты по НДС без счетов-фактур не принимают. Если учёта нет совсем, налоговая вправе посчитать налоги расчётным путём, по данным о похожих компаниях (пп. 7 п. 1 ст. 31 НК). Расходы при этом определят хотя бы приблизительно, а вычеты по НДС расчётным путём не определяют: они либо подтверждены счетами-фактурами, либо их нет.
Условный пример
Компания на общей системе потеряла документы поставщика на 1 200 000 ₽, в том числе НДС 200 000 ₽. Без счетов-фактур вычет 200 000 ₽ снимут, добавят штраф 20%, то есть 40 000 ₽, и пени. Если получить у поставщика дубликаты до проверки, доначислений не будет.
Шаг 1. Зафиксировать утрату
- Приказ о комиссии. Директор назначает комиссию, которая выясняет причину и составляет перечень утраченного.
- Справка о причине. Пожар подтверждает МЧС, затопление управляющая компания, кражу полиция.
- Акт об утрате. В нём перечисляют документы или хотя бы их виды и периоды, причину утраты и решение о восстановлении.
Эти бумаги не отменяют обязанность подтвердить расходы, но показывают, что вины компании нет. Это довод против штрафа и основание для его снижения.
Шаг 2. Восстановить из пяти источников
Банк. Выписки и копии платёжных поручений банк выдаёт за любой период обслуживания. По выписке видно каждого контрагента, дату и сумму: это карта для всей остальной работы.
Оператор ЭДО. Электронные документы никуда не теряются. Все входящие и исходящие УПД, акты и счета-фактуры можно выгрузить заново из личного кабинета оператора.
Контрагенты. Запросите дубликаты или заверенные копии договоров, актов, накладных и счетов-фактур. Заодно подпишите акт сверки. Начинайте с самых крупных сумм.
Налоговая и фонды. В личном кабинете налогоплательщика есть сданные декларации и расчёты, в кабинете Соцфонда сведения о сотрудниках. По ним восстанавливают отчётность и начисления.
ОФД, эквайринг и маркетплейсы. Оператор фискальных данных хранит чеки, банк отчёты по эквайрингу, площадки отчёты о продажах и удержаниях.
Шаг 3. Восстановить учёт
Когда документы собраны, их проводят в базе, сверяют остатки с банком и контрагентами и проверяют, не изменились ли налоги. Если изменились, подают уточнённые декларации. Сделать это стоит раньше, чем расхождение найдёт налоговая: тогда штрафа за неуплату не будет. Подробнее в статье про уточнённую декларацию.
Что восстановить нельзя
- Документы по операциям, которых не было. Оформлять их задним числом нельзя.
- Документы от контрагента, которого больше нет. Здесь остаются косвенные подтверждения: выписка, договор, переписка.
- Кассовые документы за наличные без чеков. Наличные расходы без чека подтвердить почти нечем.
Часть расходов в таких случаях приходится убирать из учёта и доплачивать налог. Это дешевле, чем доначисление со штрафом.
Как не потерять документы снова
- Перейдите на электронный документооборот с основными контрагентами.
- Сканируйте бумажные документы в день получения и храните сканы в облаке компании.
- Держите базу 1С на сервере, а не на компьютере одного сотрудника.
- Раз в квартал подписывайте акты сверки с крупными контрагентами.
- При смене бухгалтера оформляйте акт приёма-передачи дел с перечнем документов.
Если документов не хватает за несколько периодов, восстанавливать их лучше вместе с учётом. Как это устроено у нас, описано на странице восстановления бухгалтерского учёта.