Бухгалтер в штате или на обслуживании: что дешевле для вашей компании

Формула полной стоимости

Зарплата в трудовом договоре это только первая строка. К ней прибавляются расходы, которые компания несёт только потому, что бухгалтер работает в штате:

• Страховые взносы. 30% с выплат до 2 979 000 ₽ в год и 15,1% сверх этой суммы, плюс 0,2% на травматизм.
• Замена на отпуск. 28 календарных дней в году работу ведёт кто-то другой, и ему за это платят. Или не ведёт никто, и тогда отчётность сдаётся из отпуска.
• Программы. Учётная программа с обновлениями, сервис сдачи отчётности, электронный документооборот, справочная система.
• Рабочее место. Площадь в офисе, компьютер, связь, канцелярия.
• Обучение. Правила меняются каждый год, и семинары по изменениям давно стали обязательной статьёй.

НДФЛ в этот список не входит. Его удерживают из зарплаты самого работника, для компании это не отдельный расход.

Расчёт на примере

Бухгалтер с окладом 70 000 ₽ в компании без льгот по взносам.

• Зарплата: 70 000 ₽. На руки работник получит 60 900 ₽.
• Взносы 30,2%: 21 140 ₽.
• Замена на отпуск в пересчёте на месяц: около 7 000 ₽.
• Программы: 6 000 ₽.
• Рабочее место: 8 000 ₽.
• Обучение, 20 000 ₽ в год: около 1 700 ₽.

Итого около 114 000 ₽ в месяц, или 1 366 000 ₽ в год. Если вы договаривались о 70 000 ₽ на руки, начислять придётся 80 460 ₽, и полная стоимость вырастет до 128 000 ₽.

Три типичные ситуации

ИП на упрощёнке без сотрудников. Постоянный бухгалтер здесь не нужен совсем. Объём работы это учёт доходов, уведомления, декларация раз в год и расчёт взносов. Хватает разовой помощи с отчётностью раз в квартал, и это несравнимо дешевле любой ставки в штате.

ООО на УСН 6%, пять сотрудников. Свой бухгалтер за 70 000 ₽ стоит компании около 114 000 ₽ в месяц. Обслуживание такой компании начинается от 20 000 ₽ в месяц. Разница за год больше миллиона.

ООО с НДС, пятнадцать сотрудников. Бухгалтера на такой участок ищут уже за 90 000 ₽, полная стоимость около 142 000 ₽ в месяц. Обслуживание: от 17 000 ₽ и 30 000 ₽ за зарплату и кадры, всего от 47 000 ₽. При таком объёме многие оставляют в штате помощника на первичные документы, а отчётность и НДС передают нам.

Что не посчитать в рублях заранее

Цена ошибки. Один человек не может одинаково хорошо знать НДС, зарплату, валютные операции и требования банков. Пока всё типовое, этого не видно. Проблема проявляется на первой нестандартной операции, а узнают о ней обычно из требования налоговой.

Зависимость от одного человека. Болезнь в отчётный период, декрет, увольнение с базой на личном ноутбуке. Каждая из этих историй регулярно приводит к нам компании на восстановление учёта: работу, за которую уже платили зарплату, приходится делать заново.

Контроль. Директор без бухгалтерского образования не может проверить своего бухгалтера. На обслуживании задачи и переписка записаны в системе, а спорные вопросы смотрит налоговый консультант.

Когда свой бухгалтер действительно выгоднее

Мы говорим об этом клиентам прямо, потому что такие случаи есть:

• каждый день десятки бумажных документов, которые нужно принять, проверить и подписать на месте;
• бухгалтер заодно ведёт склад, кассу, выставляет счета и общается с поставщиками;
• штат больше 50 человек со сменами, вахтами и текучкой;
• собственнику важен человек, который подчиняется только ему и сидит в соседнем кабинете.

В этих случаях хорошо работает смешанный вариант: свой бухгалтер остаётся на ежедневных операциях, а отчётность, расчёт зарплаты или НДС ведёт внешняя команда.

Как пользоваться калькулятором

Подставьте свою систему налогообложения, число сотрудников и зарплату бухгалтера. Суммы на программы, рабочее место и обучение мы заполнили средними значениями, их можно поменять или обнулить. Цена обслуживания в результате это нижняя граница: для бизнеса с постоянным учётом она начинается от 17 000 ₽ в месяц и растёт с числом сотрудников и операций. Сумму под ваш объём мы называем, когда узнаём число операций и видим состояние учёта.