Сколько стоит сотрудник: на руки, НДФЛ и взносы

Три суммы, которые путают

Когда говорят «зарплата 100 тысяч», каждый имеет в виду своё.

• По договору, или начисленная. Эта сумма стоит в трудовом договоре и в расчётном листке до удержаний.
• На руки. То, что приходит на карту после удержания НДФЛ.
• Полная стоимость. Начисленная зарплата плюс страховые взносы, которые компания платит из своих денег.

Работник думает о второй сумме, бухгалтер считает от первой, а собственнику важна третья. Разница между второй и третьей при обычной зарплате около полутора раз.

Расчёт на примере

Зарплата по договору 100 000 ₽, детей нет, общий тариф взносов.

• НДФЛ 13%: 13 000 ₽. Его удерживают из зарплаты и перечисляют в бюджет.
• На руки: 87 000 ₽.
• Страховые взносы 30%: 30 000 ₽.
• Взносы на травматизм 0,2%: 200 ₽.
• Полная стоимость: 130 200 ₽ в месяц, 1 562 400 ₽ в год.

Из каждых 130 рублей, которые компания тратит на этого работника, он получает 87. Остальные 43 рубля это налог и взносы.

Если с работником договорились о 100 000 ₽ на руки, по договору придётся начислять 114 943 ₽, а полная стоимость вырастет до 149 655 ₽.

Почему НДФЛ меняется в течение года

С 2025 года ставок пять: 13% с дохода до 2,4 млн ₽ в год, 15% от 2,4 до 5 млн ₽, 18% от 5 до 20 млн ₽, 20% от 20 до 50 млн ₽ и 22% выше. Налог считают нарастающим итогом с января, и повышенная ставка действует только на сумму сверх порога.

При зарплате до 200 000 ₽ в месяц годовой доход не доходит до 2,4 млн ₽, и ставка весь год 13%. При окладе 300 000 ₽ порог пройден по итогам августа. С сентября с каждой зарплаты удерживают 45 000 ₽ вместо 39 000 ₽, и на руки работник получает на 6 000 ₽ меньше.

Об этом стоит предупредить сотрудников с высокой зарплатой заранее. Иначе осенью бухгалтерия получает вопрос, почему зарплату уменьшили.

Вычеты на детей

Работник с детьми платит НДФЛ не со всей зарплаты. Из неё каждый месяц вычитают 1 400 ₽ на первого ребёнка, 2 800 ₽ на второго и 6 000 ₽ на третьего и каждого следующего. На ребёнка с инвалидностью добавляется 12 000 ₽.

Вычет действует, пока доход с начала года не превысил 450 000 ₽. При зарплате 100 000 ₽ это январь, февраль, март и апрель. С двумя детьми работник в эти месяцы получает на 546 ₽ больше.

С 2025 года вычет на детей работодатель даёт без заявления, если у него есть сведения о детях. На практике заявление и копии свидетельств о рождении всё равно берут: это подтверждение на случай проверки.

Взносы: тариф, база и льготы

Основной тариф 30% со всех выплат работнику, пока их сумма с начала года не превысила предельную базу. В 2026 году база 2 979 000 ₽. С выплат сверх неё тариф 15,1%.

Льготный тариф для малого и среднего бизнеса: 30% с части зарплаты до 1,5 МРОТ в месяц, то есть до 40 640 ₽, и 15% с части выше. С 2026 года он действует не для всех, а только для компаний и ИП, чей основной вид деятельности входит в перечень правительства. Торговля в перечень не попала. Для обрабатывающих производств тариф с части выше 1,5 МРОТ ещё ниже: 7,6%.

Взносы на травматизм считают отдельно, от 0,2% до 8,5% в зависимости от класса риска основной деятельности. Офис, торговля и большинство услуг платят 0,2%. Свой тариф подтверждают в Социальном фонде каждый год до 15 апреля: кто не подтвердил, получает самый высокий тариф из своих видов деятельности.

Чего калькулятор не считает

• Районный коэффициент и северные надбавки. Они начисляются сверх оклада. Введите зарплату уже с ними.
• Отпускные и больничные. В месяц отпуска сумма будет другой, потому что отпускные считают по среднему заработку.
• Неполный месяц. Расчёт сделан для работника, который отработал весь год.
• Договоры подряда и работа с самозанятыми. Там другие правила, а подмена трудового договора подрядом или самозанятостью одна из первых причин доначислений.

Зарплата и внимание банка

Налоговая сравнивает зарплаты в компании со средними по отрасли и региону и с МРОТ. Если они ниже, руководителя вызывают на комиссию. Банк смотрит на то же самое со своей стороны: платит ли компания НДФЛ и взносы со счёта и соответствует ли фонд оплаты труда масштабу бизнеса. Отсутствие зарплатных налогов при заметных оборотах прямо названо в рекомендациях Банка России среди признаков, по которым клиента относят к группе риска.

Поэтому считать полную стоимость сотрудника нужно до того, как называть кандидату сумму. Экономия на взносах через зарплату «в конверте» обходится дороже самих взносов.